Presentation

PowerPoint

Klicka här för en översikt - allt på en sida.

PowerPoint är det minsta programmet i Office-familjen och är lätt att lära sig. Det är ett roligt verktyg och ett mycket bra hjälpmedel för hålla muntliga presentationer med ett professionellt intryck. Dina presentationer kan visas på filmduk med dataprojektor till muntliga föredrag, som ”självspelande” bildspel på mässor o.d., som webbsajter eller utskrivna på papper, eller på overheadfilm. "Overheadfilm kan man väl göra utan PowerPoint" kanske du invänder. Visst, men i PowerPoint är layout, storlekar osv. redan förinställda och anpassade, vilket underlättar och besparar dig en hel del jobb.

Starta och lägga till information

När programmet startas finns den första, tomma, (overhead)bilden - engelska: slide - redan på plats:

Layout betyder ungefär 'utlägg' och avser hur text placeras på sidan (i vårt fall diabilden) i förhållande till foton, teckningar, diagram o.d.

För att ändra layout, välj Format > Bildlayout. Sedan kan du i åtgärdsfönstret till höger välja en passande layout.

Den vanligaste är den som heter ”Rubrik och text”. Som första (dia)bild i presentationen passar ”Rubrikbild”.

Skapa en ny (dia)bild genom att klicka på knappen med samma namn, eller välja Infoga > Ny bild.

Skriv din text och tänk på att inte ha med för mycket. Det kan behövas lite mer text om presentationen skall visas automatiskt utan någon person som berättar, t.ex. på en mässa. Om du däremot skall använda presentationen som ett AV-hjälpmedel till din muntliga presentation blir det intressantare för åhörarna med viktiga stödord och stolpar eftersom det blir ett variationsmoment när du berättar till dem, jämfört med om du skulle säga samma saker som visas på duken.

Undvik textstorlekar mindre än 18 pt. Annars kan det bli svårt att läsa för dem som sitter långt bak.

Tryck Retur för att påbörja ett nytt stycke i listan. Tryck Tabb för att öka indraget så att texten hamnar en nivå lägre (längre in till höger). Tryck Shift+Tabb om du vill göra tvärtom, höja upp ett stycke till högre nivå (längre till vänster).

Format

Under Formatmenyn hittar du flera inställningar motsvarande dem som finns i Word. Eftersom man skall kunna koncentrera sig på innehållet finns färdiga mallar för själva designen (färger, teckensnitt osv.). De har tagits fram av professionella designers och kan väljas från åtgärdsfönstret. Gå till Formatmenyn och välj Bildformgivning.

Tips: Blanda inte olika formgivningsmallar, utan var konsekvent och använd en och samma i hela presentationen.

Visa i olika lägen

Din presentation kan visas på olika sätt, i olika lägen. Dessa kan väljas på menyn Visa.

Normalläget används när du redigerar eller på annat sätt ändrar i presentationen.

Bildsortering ger en överblick över flera (dia)bilder i miniatyr och i det läget kan du t.ex. ändra ordningsföljd mellan bilderna. Bara dra och släpp. Dubbelklicka på en bild för att komma till Normalläget.

Läget Anteckningssidor visar hur A4-sidan kommer att se ut utskriven med både (dia)bild och anteckningar. Anteckningar kan användas som manus under ett föredrag, men tänk på att inte stå och läsa innantill. Det ger ett oprofessionellt intryck och är tråkigt för åhörarna.

Läget som är till för åhörarna att se heter Bildspel och visas också med snabbtangenten F5.

Med Visa > Bakgrund > Bildbakgrund kommer du till mallen för varje bild. Till skillnad från formgivningsmallarna (Format > Bildformgivning) kan du i bildbakgrunden själv styra formaten mer och dessutom bestämma innehåll som skall upprepas över flera bilder, t.ex. lägga in logotyper:

Bildspel

Bildspel kallas alltså presentationen när den visas för publiken. Starta med F5, från Visamenyn, eller Bildspel > Visa bildspel. Bläddra genom att klicka med musen eller trycka på piltangenterna på tangentbordet. Som alternativ till manuell frammatning kan bildspelet visas automatiskt med tidsinställningar. Tiden för varje bild kan ställas in i åtgärdspanelen genom att välja Bildspel > Bildövergång.

Det går också att provköra bildspelet med tidtagning. Välj då Bildspel > Tidsinställningar så går en klocka igång. Bedöm hur länge varje diabild skall visas och klicka sedan på Nästa. Efter sista bilden får du välja om du vill spara tidsinställningarna.

Du kan välja att visa bildspelet manuellt eller automatiskt med dina tidsinställningar. Det ställer du in via Bildspel > Inställningar för bildspel. I samma dialogruta kan du kryssa för Repetera tills Esc trycks ned. Då börjar bildspelet om från början efter sista bilden och ”loopar” varv efter varv tills man trycker på Esc på tangentbordet. Användbart på mässor och liknande där bildspelet skall visas utan talare.

Effekt 1: Bildövergång

Genom att välja Bildspel > Bildövergång kan du ställa in en effekt som inträffar när bildspelet hoppar till en ny bild. Du känner igen sådana effekter från filmer och TV, t.ex. Tona över i svart. Tips: Blanda inte olika effekter utan var konsekvent.

Effekt 2: animering

En annan effekt är animering. Sådana används inte mellan två diabilder utan på själva diabilden. T.ex. kan du få varje punkt i en lista att visas en i taget. Välj Bildspel > Animeringsscheman och sedan en valfri animation från åtgärdsfönstret.

Om du har text i olika nivåer, som i exemplet på sidan 5, kommer texten på nivå 1 att komma fram samtidigt som underliggande nivåer. För att ändra på det väljer du Bildspel > Anpassa animering, högerklickar i åtgärdsfönstret på din animation och väljer Effektalternativ, sedan fliken Textanimation och ändrar inställningen Gruppera text.

Om du har en bild (t.ex. ett foto) på diabilden och vill att den skall komma fram samtidigt som en viss text gör du så här: Markera fotot och välj en animering för den. Välj sedan Bildspel > Anpassa animering. I listan över animationer, dra och släpp för att placera animationerna i rätt ordningsföljd. Markera fotots animation i listan och ställ in Starta: Med föregående.

Ljud

Ljud förhöjer nästan alltid upplevelsen av en presentation men skall användas med måtta. Exempel: För att infoga ett ljud som skall spelas när varje punkt i en lista kommer upp, ställ först in en animering enligt beskrivningen på förra sidan. Välj sedan Anpassa animeringoch högerklicka på animeringen i listan i åtgärdsfönstret.

Välj Effektalternativ och Effekt-fliken. Under rubriken Förbättringar, vid Ljud, välj ett av ljuden.

Alternativt kan du välja Infoga > Film- och ljudklipp > Ljud från Clip Organizer/Ljud från fil.

Gör olika inställningar för ljudet (när det skall starta resp. sluta osv.) genom att se till att åtgärdsfönstret visar , dra effekten till rätt plats i listan, högerklicka på den i listan och välja Effektalternativ och/eller Tidsinställningar.

Hyperlänkar

På hyperlänkar kan användaren klicka för att hoppa till andra bilder i samma presentation, till andra presentationer, eller till webbsajter. Markera den text eller det bildobjekt som skall vara klickbar(t), välj Infoga > Hyperlänk eller klicka på ikonen (jordgloben med en kedjelänk). I den påföljande dialogrutan anger du sedan "destinationen":

Utskrifter

Det går att skriva ut presentationen på olika sätt: Välj Arkiv > Skriv ut. Om du vill kopiera på overheadfilm väljer du sedan Skriv ut: Bilder. Åhörarkopior kan vara bra att dela ut till publiken före eller efter presentationen. Det går att få plats med mellan 1 och 9 diabilder på varje utskriven A4-sida. Om du måste använda manus kan du skriva ut Anteckningssidor.

Webbplats

Det går väldigt enkelt att skapa en webbplats av din presentation. Välj Arkiv > Spara som webbsida. Alternativ kan ställas in via knapparna Publicera och Webbalternativ. När du sparat kommer det att finnas en fil med ändelsen .mht. Du måste sedan ha tillgång till utrymme på en webbserver (t.ex. via något s.k. webbhotell) och skicka filen dit genom s.k. FTP. Det finns olika program för det. Tidskriften PC för Alla brukar ha bra tips på gratisprogram som du kan ladda ned.

Att tala inför en publik

Några saker att tänka på:

  • Inledning
    (I stället för att bara köra igång kan du inleda med bakgrunden till varför du talar om ditt ämne och kanske en innehållsförteckning)
  • Klarhet i dispositionen (relevant innehåll, begriplighet)
  • Språkbehandlingen (vokabulär, korrekthet, stil). Undvik ord som "typ" och "liksom"!
  • Tydlighet i uttalet
  • Röststyrka
  • Tempo
  • Användning av AV-hjälpmedel
    (Finns overheadapparat, whiteboard, blädderblock, PowerPoint med projektor, e.d.?)
  • Kontakt med åhörarna (läs inte innantill)
  • Uppträdande (kroppsspråk)
  • Engagemang
  • Avslutning
    (Ett vanligt nybörjarfel är att avsluta för abrupt. I stället kan du ge en sammanfattning, betona särskilt viktiga punkter, ställa frågor till åhörarna eller kolla någon av dem har frågor.)

Uppgifter

(Fråga din lärare vilka uppgifter som aktuella just nu.)

pr 1 Presentera din grupps avsnitt från vårt teorimaterial (Allmän IT-kunskap).
pr 2 Gör en presentation av ett ämne som du har på Rudbecksskolan.
pr 3 Gör en presentation av ett avsnitt i dokumentet om Arbetsmiljö.
pr 4 Gör en presentation om Säkerhet och lagstiftning.
pr 5 Gå till hemsidan på denna webbplats och presentera en av webbplatserna i listan över externa länkar om IT.

 


© Per Åsberg
Sidan senast uppdaterad: 2008-02-11 17:45